¿Qué puede aportar un software para empresas de mantenimiento? Entre sus principales ventajas están la capacidad de mejora del servicio y la reducción de costes. Veamos cómo ayuda disponer de una herramienta de gestión empresarial o ERP.
¿Qué vas a encontrar en este artículo?
Software para gestión de empresas de instalación y mantenimiento
El sector del mantenimiento está en constante desarrollo gracias a los avances tecnológicos. Es también un sector muy competido, ¿cuál no lo es en nuestros días?
Para sobrevivir en el mercado, las empresas de mantenimiento necesitan optimizar al máximo sus recursos, al tiempo que aportan a sus clientes valor añadido a la solución técnica que motiva el servicio.
Como veremos, la implementación de un ERP puede ser la palanca más eficaz a la hora de potenciar la capacidad de la empresa de aportar valor adicional y mejorar la experiencia de los clientes.
¿Qué quieren los clientes?
Si algo caracteriza al consumidor de hoy en día es su elevado nivel de exigencia.
Los tiempos en que los operarios de mantenimiento acudían a realizar las intervenciones con un lápiz detrás de la oreja y entregaban a los clientes dudosos albaranes apenas cumplimentados deben quedar atrás. En nuestros días esta forma de operar no resulta confiable.
Los consumidores de hoy exigen informes completos y precisos, facturas mecanizadas y albaranes descriptivos.
Muchas empresas de instalación y mantenimiento tienen soluciones más o menos informatizadas para la gestión de la contabilidad y/o la facturación…. y eso es todo. La falta de otros recursos tecnológicos revierte negativamente en su capacidad de competir.
Es preciso digitalizar y optimizar las operaciones de mantenimiento para alcanzar el nivel exigido de fiabilidad y eficiencia. Las empresas que no sean capaces de ofrecer estas garantías no podrán competir en el mercado actual: la otra característica más destacable de los consumidores de hoy es su escasa fidelidad.
¿Cómo es un buen servicio de atención en empresas de mantenimiento?
Las características más apreciadas por los clientes de las empresas de instalación y mantenimiento son la rapidez de respuesta, la eficacia y la eficiencia.
Los clientes agradecen siempre la respuesta rápida, pero ha de ir acompañada de una buena gestión de los recursos. Lo contrario suele traducirse en un aumento de costes que termina soportando el cliente.
La calidad del servicio también se tiene en cuenta a la hora de valorarlo. No sólo la solución aportada tiene que ser correcta y duradera; además, la forma de prestar el servicio también influye en la percepción que los clientes tienen del mismo.
Por último, la prevención de averías y mal funcionamiento de los dispositivos se valora de forma muy positiva, ya que contribuye a evitar imprevistos. Un buen técnico establecerá, siempre que sea posible, los momentos para las revisiones periódicas y otras intervenciones de mantenimiento.
El software para empresas de mantenimiento hace posible optimizar todas estas características del buen servicio. La digitalización de los procesos no solo permite ofrecer una imagen profesional y competente a los clientes, sino que impacta notablemente en la rapidez de respuesta, la calidad del servicio y la planificación.
6 Beneficios del software digital para las empresas de mantenimiento
1. Mejorar la planificación y organización del trabajo
El software para empresas de mantenimiento incorpora la posibilidad de configurar las pantallas de las órdenes de trabajo con los campos más convenientes.
Automatizar la información posibilita planificar las reparaciones, creando cuadros de personal, maquinaria y otros recursos. Esto permite asignar las órdenes de reparación fácilmente y cerrarlas con mayor agilidad.
Además, toda la información se incorpora automáticamente al sistema. Con el software adecuado se puede recoger evidencias importantes como fotografías o la firma digital de los clientes, y recuperar la historia asociada a cada intervención en cualquier momento.
La información en tiempo real está disponible para los técnicos, que pueden acceder a ella desde sus smartphones, desde el lugar donde se encuentren.
Así, los técnicos pueden ir de un punto a otro sin pasar por la central, con lo que se reducen los tiempos de traslado. Además pueden consultar cuando lo necesiten la información sobre cada reparación, así como los repuestos y las herramientas que necesitarán para realizar su trabajo sin interrupciones.
Estas ventajas impactan sobre la reducción de los tiempos de respuesta, de la que se beneficia directamente el cliente, y sobre la mejora de la productividad, al eliminarse el papeleo y reducirse los tiempos de traslado.
2. Gestionar el inventario de repuestos:
Optimizar esta función implica, entre otras cosas, que los operarios tengan siempre a mano los repuestos que necesitan para realizar las operaciones. Para ello no sólo tiene que haber existencias, sino que éstas deben estar organizadas de manera que puedan ubicarse en el almacén rápidamente.
Un buen software de gestión para empresas de instalación y mantenimiento permite automatizar los pedidos de reposición, así como registrar exactamente dónde se encuentra almacenado cada uno de los recambios. Las reparaciones no se retrasan por desabastecimiento de repuestos y los operarios no pierden tiempo buscándolos por el almacén.
3. Programar mantenimientos preventivos
Cambiar de mantenimiento reactivo a mantenimiento preventivo tiene una serie de ventajas. Entre ellas, se evitan muchas averías y reparaciones costosas, se alarga la vida de los equipamientos y se reducen los costes de mantenimiento.
Cuando un equipo se avería, el cliente tiene que hacer frente no solo a los costes de reparación, sino también a los costes derivados del tiempo de inactividad del mismo, que incluyen la interrupción de la producción y los daños a su imagen de marca.
Gracias al software de gestión se puede automatizar la calendarización de las inspecciones periódicas. Garantizar el buen funcionamiento de las máquinas impacta directamente en la percepción que los clientes tienen del servicio.
Por otra parte, el mantenimiento preventivo de ciertos equipos contribuye a mejorar la seguridad en el trabajo. Las revisiones periódicas de los equipos facilitan el cumplimiento de los estándares normativos relativos a la seguridad y disminuyen los accidentes laborales.
4. Controlar el funcionamiento de la empresa de un vistazo
Con una herramienta de gestión es posible monitorizar fácilmente los indicadores clave de la actividad. Es posible configurar el panel de control con los datos y analíticas que consideremos más importantes y necesarios, y acceder con un clic a la visión integral del estado de todos los procesos.
Este tipo de software de gestión permite identificar áreas conflictivas, como averías recurrentes o baja productividad, crear reportes y cuadros analíticos para facilitar la toma de decisiones financieras y gestionar desde la misma interfaz diferentes emplazamientos o sucursales.
5. Ofrecer evidencias de las reparaciones realizadas
Antes o después, cualquier cliente recibirá una auditoría de seguridad, en la se le solicitarán evidencias del cumplimiento de las normativas relativas al caso.
El software de gestión permite a las empresas de mantenimiento generar, en cualquier momento y de forma instantánea, reportes detallados de los mantenimientos y reparaciones. Gracias a esto, podemos ayudar al cliente a demostrar el cumplimiento de la normativa y a evitar sanciones por esta causa.
6. Reducción y control de costes ¡al detalle!
Automatizar la gestión del mantenimiento permite registrar tiempos, servicios y horas de trabajo. Gracias a la simplificación y automatización de los procesos, se recortan los tiempos y aumenta la efectividad del equipo. Además se reducen las horas extra al mejorar la planificación y reducirse las reparaciones de emergencia
El ahorro de costes que se consigue implementando un software para empresas de mantenimiento es asombroso. Para maximizar el retorno de la inversión es clave elegir correctamente tanto la herramienta a implementar como el partner de la implementación del sistema.
El ERP SAP Business One es una herramienta diseñada para mejorar la competitividad de pequeñas y medianas empresas.
Ofrece soluciones de gestión flexibles que se pueden configurar para ajustarse a las necesidades de cualquier actividad. En Artesap nos ocupamos además de realizar los desarrollos de software específicos para una necesidad única, de forma que la solución tecnológica se ajuste como un guante al día a día de la empresa de mantenimiento.
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Buenos días, muy buen artículo
¡Muchas gracias!
Artículo muy completo
¡Gracias por tu comentario, Eduardo!