Cuando trabajamos en SAP Business One, la búsqueda de artículos es una de las tareas más comunes y fundamentales en la gestión del día a día, ya sea para la creación de documentos como pedidos de clientes, compras a proveedores o la simple consulta de inventario.
Contar con un método eficiente para localizar los artículos no solo optimiza el tiempo de trabajo, sino que también minimiza errores y mejora la precisión en las transacciones comerciales.
SAP Business One ofrece diversas formas de realizar búsquedas según nuestras necesidades y hábitos de trabajo. En este artículo, vamos a profundizar en el número de catálogo en SAP Business One, una funcionalidad clave para mejorar la gestión de artículos cuando trabajamos con distintos interlocutores comerciales.
Pero antes de meternos de lleno en el artículo, te dejamos por aquí el vídeo por si quieres ir echándole un vistazo.
¿Qué es el número de catálogo en SAP Business One?
El número de catálogo en SAP Business One es un identificador que nos permite gestionar los distintos códigos que pueden tener los artículos según el proveedor o cliente con el que estemos trabajando.
Cada empresa puede utilizar una nomenclatura diferente para un mismo artículo, lo que podría generar confusión o errores en la gestión de pedidos y compras.
Para evitar estos problemas, SAP Business One nos da la opción de asignar números de catálogo personalizados a los artículos, vinculándolos a la nomenclatura específica de cada interlocutor comercial. De esta manera, podemos comunicarnos con nuestros proveedores o clientes utilizando los códigos que ellos emplean sin perder la referencia interna de nuestro sistema.
Métodos de búsqueda de artículos en SAP Business One
Antes de entrar en detalle en cómo gestionar los números de catálogo, vamos a explicar varias maneras en las que podemos localizar un artículo dentro del sistema.
Para enseñártelo con un ejemplo, vamos a hacer un pedido de cliente. Nos vamos a Ventas > pedido de clientes.
Si las columnas que aparecen en esta ventana, no son las mismas que te aparecen a ti, se debe a que nosotros las hemos personalizado tal y como te enseñamos en el vídeo «Aprende cómo personalizar tus pantallas en SAP Business One» con las parametrizaciones de formulario.
1. Uso del botón de búsqueda de artículos
Uno de los métodos más básicos es el uso del botón de búsqueda que aparece al hacer clic sobre cualquier campo relacionado con los artículos. Este botón nos permite acceder a la lista completa de artículos disponibles en el sistema.
Independientemente del campo que seleccionemos para la búsqueda, al presionar este botón se nos mostrará la lista completa de artículos registrados en SAP Business One, lo que facilita la selección manual del producto adecuado.
2. Introducción manual del número de artículo
Si ya conocemos el número de artículo exacto, simplemente podemos escribirlo en el campo correspondiente y presionar la tecla Tabulador. Con esta acción, el artículo se añadirá automáticamente al documento, arrastrando consigo toda la información relevante.
Este método es ideal cuando tenemos el número de artículo memorizado o registrado en algún documento externo, ya que evita el proceso de búsqueda manual en listas largas.
3. Búsqueda por código de barras
Para aquellos negocios que trabajan con códigos de barras, SAP Business One permite realizar búsquedas mediante este sistema.
Para ello, basta con seleccionar el campo de código de barras e introducir manualmente la secuencia o, en el caso más habitual, utilizar un lector de códigos de barras. Una vez escaneado, el artículo se añadirá directamente a la línea del documento con todos sus detalles.
Este método es especialmente útil en entornos de almacén o ventas rápidas, donde la identificación de artículos debe ser ágil y precisa.
4. Búsqueda por número de catálogo en SAP Business One
Uno de los métodos más interesantes y eficientes es la búsqueda por número de catálogo en SAP Business One, especialmente útil cuando trabajamos con proveedores o clientes que emplean una nomenclatura diferente para los productos.
Cada empresa puede asignar un código distinto a un mismo artículo. Por ejemplo, lo que en nuestra empresa hemos registrado como A00001, un proveedor podría denominarlo de otra manera completamente distinta. Para evitar confusiones y mejorar la comunicación, SAP Business One permite asociar el número de catálogo del proveedor o cliente con nuestro propio código interno.
Cómo gestionar los números de catálogo en SAP Business One
Para registrar y gestionar los números de catálogo en SAP Business One, debemos seguir estos pasos:
1- Abrimos los datos maestros de nuestro proveedor o cliente pulsando sobre la flecha naranja. En el área de la cabecera, hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos «Números de catálogo del interlocutor comercial».
2- Se abrirá una ventana con cuatro columnas:
-
- Número de artículo y descripción (columnas de la izquierda): Los datos de ese artículo en nuestro sistema.
- Número y descripción del proveedor o cliente (columnas de la derecha): La nomenclatura que usa nuestro interlocutor comercial para ese mismo artículo.
Introducimos nuestros datos para ese artículo y los datos del proveedor o cliente para ese mismo artículo y guardamos la información.
De este modo, al realizar una búsqueda en el campo «número de catálogo», solo aparecerán los artículos que hemos comprado anteriormente a ese proveedor o los que un cliente específico suele solicitar con su propia nomenclatura. Esto facilita la gestión documental, reduce el margen de error y agiliza la operativa diaria.
El número de catálogo en SAP Business One es una herramienta clave para mejorar la gestión de artículos cuando trabajamos con múltiples interlocutores comerciales.
Gracias a esta funcionalidad, podemos asignar diferentes nomenclaturas a un mismo artículo y realizar búsquedas más eficientes en el sistema, evitando confusiones y asegurando una mejor comunicación con proveedores y clientes.
! ¿En qué podemos ayudarte?