Resumen rápido
Desde el 5 de octubre de 2026, el DeCA debe ser digital en el transporte público interior de mercancías por carretera y el cabotaje en España.
Puntos clave
✓ Un albarán o una carta de porte pueden servir como DeCA si incluyen todos los datos exigidos y cumplen los requisitos digitales.
✓ El PDF se genera desde datos estructurados, no escaneando papel; no puede superar los 5 MB.
✓ El QR debe permitir descargar directamente el PDF desde una URL única y segura.
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✓ El conductor debe tener el documento antes de la salida; puede llevarlo en el móvil o impreso con su QR.
✓ Las partes deben conservarlo al menos un año, aunque el enlace del QR pueda desactivarse siete días después del servicio.
El camión está listo, tráfico cierra la ruta y alguien pregunta: «¿El albarán que sale de SAP sirve como DeCA?». A veces sí, pero el QR no hace magia: el documento tiene que incluir los datos del transporte y cumplir el formato digital. La obligación viene de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible.
Qué es el DeCA y por qué no siempre basta con el albarán
DeCA significa Documento electrónico de Control Administrativo. Es el documento de control que debe acompañar determinados transportes públicos de mercancías por carretera. El documento de control ya existía; lo que cambia es que ahora debe generarse digitalmente y poder consultarse durante el trayecto.
En una expedición pueden convivir tres documentos con trabajos distintos:
| Documento | La pregunta que responde |
|---|---|
| Albarán | ¿Qué mercancía sale para el cliente? |
| DeCA | ¿Quién realiza este transporte, desde dónde y hasta dónde? |
| Justificante de entrega | ¿Qué recibió el destinatario y qué ocurrió en la entrega? |
Un albarán o una carta de porte pueden servir también como DeCA si incluyen todos los datos obligatorios y cumplen los requisitos digitales. Así que la respuesta a «¿me vale el albarán de SAP?» es: puede valer, pero hay que comprobarlo. El nombre del documento, por sí solo, no hace el trabajo.
A quién afecta y quién responde de los datos
La obligación cubre el transporte público de mercancías por carretera en operaciones interiores —origen y destino en España— y el cabotaje. Los transportes internacionales que atraviesan España utilizan la documentación de los convenios correspondientes. La Orden FOM/2861/2012 recoge algunas excepciones concretas.
El reparto de mercancía propia con medios propios suele ser transporte privado complementario y queda fuera de esta obligación. Si entra una agencia o una subcontrata, fíjate en quién contrató directamente el viaje: el cliente que aparece en el albarán no siempre es el cargador contractual.
- Cargador contractual: contrata el transporte con quien lo realizará. Responde de sus datos, el origen y destino, la naturaleza y el peso de la mercancía.
- Transportista efectivo: realiza el viaje. Responde de la fecha, las matrículas y las autorizaciones especiales que necesite.
Ambos deben formalizar el documento y asegurarse de que acompaña al vehículo. Así se evita el clásico «yo creía que lo llevaba el otro».
Qué debe llevar el DeCA digital
El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 pide identificar a las partes e indicar origen, destino, mercancía, peso, fecha y matrículas. Añade las autorizaciones especiales, si hacen falta, y las observaciones que soliciten las partes.
La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta el formato. El QR ayuda, pero no convierte cualquier archivo en un documento digital válido:
- PDF nativo: la aplicación convierte datos estructurados en el documento; no vale escanear el papel. El fichero no puede superar los 5 MB e incluye como metadatos la fecha y hora de creación y modificación.
- QR con descarga directa: el código identifica una URL segura y única. Al abrirlo, se descarga el PDF; nada de usuario, contraseña o una pantalla intermedia con botón. El QR no es un adorno de esquina.
- Antes de salir: el documento debe generarse y entregarse al conductor antes del inicio del servicio. Puede llevarlo en el móvil o impreso, siempre con el QR; durante una inspección también puede mostrar solo el código.
- Conservación: el cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar el archivo durante al menos un año. La descarga desde la URL puede desactivarse siete días naturales después de terminar el servicio.
Ojo con esos dos plazos: que el enlace pueda caducar a los siete días no elimina la obligación de conservar el documento un año. Una cosa es el acceso público del QR y otra, el archivo que cada parte debe guardar.
La firma no es obligatoria para la validez administrativa del DeCA. Si las partes lo usan también con finalidad contractual y añaden una firma, debe ser electrónica avanzada o cualificada. La firma de recepción que recoge una app cumple otra función: dejar constancia de la entrega.
Cómo gestionarlo sin perseguir documentos el día del reparto
La operación se resume en cuatro pasos:
- Identificar la operación y las partes. Confirma si es transporte público sujeto a la norma y quién es el cargador contractual y el transportista efectivo.
- Revisar los datos antes de cargar. Comprueba matrículas, origen, destino, mercancía y peso. Si falta algo, mejor enterarse en tráfico que cuando el conductor ya está en carretera.
- Generar el DeCA antes de la salida. Entrega el documento o el QR al conductor antes de que empiece el servicio.
- Guardar los cambios con trazabilidad. Si cambia un dato, se modifica el PDF dejando constancia del cambio o se crea otro. En este último caso, se conserva el original y se envía el nuevo documento al conductor.
Eso no significa que la ley prohíba escribir datos en la aplicación o que obligue a tener un ERP. Si ya tienes clientes, direcciones y albaranes en SAP Business One, recuperarlos evita copiar información y ayuda a detectar lo que falta antes de que salga el camión.
Cómo gestionar el DeCA en SAP Business One con Fortiu Shipping
SAP Business One guarda los datos de clientes, direcciones, artículos y albaranes. Fortiu Shipping añade la parte del reparto: rutas, paradas, asignaciones, documentación e incidencias. Se conecta con SAP Business One mediante Service Layer y combina un panel web para tráfico con una app móvil para el conductor.
Desde el panel, el equipo de logística puede preparar una ruta habitual o crear una nueva, asignar los albaranes, ordenar las paradas e indicar quién conduce, qué transportista realiza el servicio y qué vehículo se utilizará. También puede registrar cajas, palets y peso. Cuando el servicio lo requiere, Fortiu Shipping genera el documento de control y prepara la documentación para el conductor. Si falta un dato necesario, la aplicación avisa al equipo de logística y puede bloquear la salida hasta que se complete.
El conductor lleva los documentos en el móvil y puede consultarlos sin cobertura. En cada parada registra si la entrega fue completa, parcial, rechazada o si no había nadie para recibirla. También puede anotar cantidades, receptor, hora, observaciones y añadir fotos o la firma de recepción. Cuando el reparto se subcontrata, el destinatario puede confirmar lo recibido desde un enlace o un QR, sin instalar la app.
La confirmación vuelve a SAP y queda vinculada al albarán para consultar qué se entregó realmente y qué incidencias hubo. El albarán contabilizado no se modifica. Así, el equipo no tiene que reconstruir la jornada a base de llamadas, fotos sueltas y el clásico «creo que lo dejaron en la segunda parada».
Si quieres ver cómo encaja la planificación del reparto dentro de la gestión de una empresa, puedes leer también nuestra guía sobre ERP para logística.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Me sirve el albarán como DeCA?
Puede servir si incluye todos los datos exigidos y cumple el formato digital. El albarán no queda validado automáticamente por estar en SAP.
¿Puede el conductor llevar una copia impresa?
Sí. Puede llevar el PDF en el móvil o una copia impresa; ambas deben incluir el QR.
¿Se pueden agrupar varios envíos en un mismo DeCA?
Sí, si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos. Cada envío debe quedar identificado por separado.
¿Hay que firmar el DeCA?
No para su validez administrativa. Si también se usa con finalidad contractual y se firma, hace falta una firma electrónica avanzada o cualificada.
¿Cómo gestionar el DeCA en SAP Business One?
Fortiu Shipping se conecta con SAP Business One mediante Service Layer. Desde el panel de tráfico se asignan albaranes a rutas y, cuando el servicio lo requiere, se genera el DeCA para el conductor. La app permite consultar la documentación sin cobertura, registrar la entrega y devolver la confirmación a SAP vinculada al albarán.
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