A lo largo de este artículo, revisamos los puntos clave que debes tener en cuenta antes de seleccionar un ERP y comparamos las soluciones más populares del mercado. ¡No te pierdas nuestra comparativa ERP 2023!
Aprovechar los beneficios de una solución ERP facilita el control sobre las operaciones. El sistema ERP correcto ayuda a agilizar procesos y a gestionar cualquier tipo de actividad de forma eficiente.
Es por eso que a la hora de seleccionar un ERP o cambiar de proveedor, deberás apostar por un sistema adaptado a tus necesidades y a las de tu equipo.
¿Qué vas a encontrar en este artículo?
5 puntos a tener en cuenta antes de elegir un ERP
Seleccionar el ERP adecuado brinda una fuente centralizada de datos y estandariza tareas. De este modo, mejorará la productividad de cualquier organización.
Cada vez existen más opciones de ERP disponibles. Por lo que seleccionar el sistema acertado puede resultar abrumador.
Para elegir un sistema ERP no hay que fijarse en la marca ni en los otros clientes del proveedor, sino en que el sistema se adapte al modelo de negocio de la empresa en cuestión y a su forma de crear valor. Con esto en mente, hemos seleccionado 5 prácticas básicas a tener en mente con anterioridad la búsqueda del ERP perfecto:
1. Auditar los flujos de trabajo
Antes de revisar proveedores, es importante entender los flujos de trabajo que funcionan y los que no dentro de la empresa en la que se va a implementar o cambiar el ERP. Realizar una auditoría de tareas ayudará a identificar debilidades y fortalezas, y a entender qué herramientas se quieren mantener y cuáles deberían reemplazarse.
Por otro lado, si la empresa es lo suficientemente grande, es recomendable que la elección recaiga sobre un grupo de empleados de diferentes departamentos que usarán la herramienta, ya que, detectarán ineficiencias y requisitos importantes con mayor facilidad.
Si es posible, buscar asesoramiento objetivo e independiente, como un consultor externo, también puede resultar de gran utilidad.
2. Tener claros los antecedentes técnicos del equipo
Aunque el ERP suele pertenecer al área de negocio, se debe alinear con la infraestructura técnica de la empresa.
Por otro lado, la experiencia y el conocimiento del equipo son factores delicados a la hora de decantarse por un ERP sencillo de usar, basado en plantillas y drag and drop, o un enfoque de código abierto personalizable.
Tener claros los roles y los conocimientos del equipo acelerará la puesta en marcha del ERP y facilitará la curva de aprendizaje (porque permitirá adecuar los tiempos de formación y la dedicación de cada persona).
3. Desarrollar un plan de implementación realista e iterativo
Después de una auditoría para entender el contexto y las necesidades, se debería establecer un plan de implementación de ERP. Esta planificación ha de ser lo más exhaustiva posible, incluyendo desde la migración de datos hasta las primeras pruebas de los empleados, pasando por posibles errores y zonas críticas.
Crear este plan antes de tomar la decisión de qué proveedor elegir te permitirá entender los recursos y pasos necesarios para que el proyecto sea un éxito.
4. Priorizar los módulos ERP adecuados y apostar por la calidad de los datos
Cada empresa necesitará unos módulos ERP específicos. La mayoría de proveedores de ERP podrán ofrecerte un módulo que simplifique las necesidades de tu negocio. Basándote en la auditoría inicial, podrás priorizar e invertir únicamente en módulos que ayuden a tu equipo.
Por otro lado, sobre todo si estás cambiando de proveedor, deberías evitar replicar datos innecesarios. Invertir en la limpieza de datos o herramientas de calidad de los datos te ayudará a migrar solo la información que necesitas y, a la larga, te ahorrará tiempo de clasificación y borrado.
5. Documentar el proceso y formar al equipo
Y, por último, se deberá tener en mente la documentación del proyecto y la formación del equipo, tanto en tu negocio como por parte del proveedor que selecciones.
Internamente, en un negocio, se debería hacer un seguimiento de cualquier proyecto porque ayudará en otras implementaciones y te permitirá medir los beneficios del ERP y extraer el máximo rendimiento. Y, por supuesto, agilizará la formación del equipo.
Pero además, tendrás que contar con el apoyo de tu proveedor: ¿desarrolla manuales de uso comprensibles?, ¿ofrece formación?, ¿cómo es su servicio de atención al cliente?, etc.
BONUS: Pensar a largo plazo
A la hora de comparar sistemas ERP, es común olvidarse del futuro. Por supuesto, las necesidades actuales de la empresa son importantes, pero la misión y la visión del negocio deben guiar la elección de un sistema tan relevante para el negocio.
Las pequeñas y medianas empresas con un plan a largo plazo, que apuestan por un crecimiento rápido, deberán fijarse en programas ERP que faciliten la escalabilidad y el crecimiento.
De hecho, estas empresas en crecimiento deberán ir más allá de un sistema robusto, que pueda abordar la gestión empresarial, y buscar proveedores que ofrezcan aplicaciones adicionales que puedan complementar y completar necesidades futuras, sea inteligencia artificial, business intelligence o tecnología de IoT, como SAP u Oracle.
Comparativa ERP 2023
En esta comparativa ERP 2023, repasamos los líderes en sistemas ERP del mercado:
SAP Business One, la mejor opción para pymes
SAP Business One fue creado para optimizar los procesos clave de las empresas pequeñas y crecer con ellas, poniendo a su alcance toda la información estratégica necesaria para impulsar un crecimiento rentable.
Ofrece todos los módulos necesarios para controlar y gestionar las operaciones del día a día: ventas, finanzas, análisis, gestión de inventario, erp y CRM e informes, entre otros.
Sus informes, paneles de control, funcionalidades de alerta, cuadros de mando y capacidad de seguimiento de indicadores están pensados para facilitar la toma de decisiones ágil y basada en datos.
SAP Business One está diseñado especialmente para negocios que buscan escalar. De hecho, está accesible desde teléfonos móviles y permite la configuración de alertas y notificaciones personalizadas para mantenerse al tanto de cualquier movimiento importante para el negocio en tiempo real.
Además, uno de sus puntos fuertes es que se puede personalizar para cada industria.
En Artesap, te ayudamos a acceder a la configuración de SAP Business One. También te contamos cuánto cuesta SAP B1.
Características a destacar:
- Implementación on-premise o en la nube.
- Business intelligence integrada.
- Implementación fácil, cómoda y escalable.
Holded, solución sencilla y rápida
Holded proporciona una plataforma única para que los propietarios de microempresas puedan ganar visibilidad y control sobre sus negocios, invirtiendo pocos recursos.
Aunque por su naturaleza y características no ofrece un ERP al nivel de SAP, por ejemplo, esta solución SaaS incluye desde la gestión financiera, como la contabilidad y la facturación de recursos humanos, hasta la gestión de clientes, proyectos e inventarios.
Se trata de una plataforma personalizable, que ofrece múltiples integraciones para conectarse a distintas soluciones de pago y comercio electrónico.
Características a destacar:
- Sencillez y precio.
- Múltiples integraciones.
- Modelo de negocio SaaS.
Oracle Netsuite, buen ERP en la nube
Oracle Netsuite facilita la planificación de recursos empresariales en la nube, proporcionando datos en tiempo real sobre el rendimiento del negocio.
Ayuda a gestionar el inventario, hacer el seguimiento de las finanzas y gestionar las relaciones con clientes en una única plataforma desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Incluso permite adaptarse a la gestión de la cadena de suministro, así como a las necesidades de almacenamiento y cumplimiento.
Oracle Netsuite brinda una interfaz intuitiva y fácil de usar, totalmente personalizable, cuyo objetivo principal es reducir los costes operativos y mejorar la productividad de todo tipo de negocios.
Características a destacar:
- Modelo de negocio SaaS.
- Solución en la nube multiinquilino.
- Acceso cifrado y extra de seguridad (incluye la autenticación multifactor del usuario final y la autenticación basada en tokens).
Microsoft Dynamics 365, todo en uno
Microsoft Dynamics 365 combina distintos servicios para gestionar las relaciones con los clientes.
Se trata de un conjunto de soluciones que simplifican las operaciones del negocio, y escalan al mismo tiempo que su actividad.
Permite planificar y administrar los recursos disponibles en todos los departamentos de una empresa, desde la contabilidad hasta la atención al cliente. De hecho, además de mejorar el contacto fluido con los clientes, Microsoft Dynamics 365 facilita la elaboración de proyectos y el análisis de mercados, entre otras posibilidades.
Características a destacar:
- Solución omnicanal.
- Solución en la nube.
- Aprovecha la IA.
Sage 300, la elección de las empresas medianas
Sage cuenta con diversas soluciones de ERP. En concreto Sage 300 y Sage 100, se adaptan a las necesidades de empresas medianas y pequeñas, respectivamente,
Diseñadas para abarcar todas las operaciones comerciales, de finanzas y de inventario, las soluciones de Sage proporcionan una visión total del negocio a partir de interfaces pensadas para el usuario y paneles intuitivos. Además, incluye informes integrados que facilitan la colaboración interdepartamental.
Características a destacar:
- Integración con Office.
- Navegación intuitiva con gráficos interactivos.
- Implementación rápida.
Dudas frecuentes
¿Merece la pena reimplementar un ERP?
Según los expertos del sector, muchas empresas que buscan reemplazar un ERP terminan realizando una actualización porque su sistema suele estar personalizado y resulta más barato.
La reimplementación merecerá la pena o no dependiendo de las necesidades de la empresa. No obstante, si se pretende reemplazar un ERP es porque se han detectado algunos errores o inconsistencias. Por eso, es importante trabajar con proveedores que brinden flexibilidad y posibilidades de mejora.
¿Cuál es el problema de los sistemas heredados?
El problema de los sistemas heredados, previos a la implementación de un sistema ERP, es la analítica avanzada, ya que, les resulta muy difícil integrar y analizar grandes cantidades de datos o proporcionar información de datos en tiempo real.
Estos últimos son especialmente importantes cuando se trata de mejorar la experiencia del cliente u optimizar la cadena de suministro.
Por ejemplo, cuando el inventario se administra a través de un sistema ERP moderno con datos en tiempo real, los datos del inventario son mucho más precisos que en un sistema heredado. Esto se debe a que los ERP modernos son sistemas totalmente integrados con una sólida conectividad, como es el caso de SAP Business One. Tienen capacidades avanzadas que brindan análisis procesables impulsados por inteligencia artificial y aprendizaje automático, lo que permite a las empresas tomar decisiones comerciales inteligentes.
¿Es perjudicial para las empresas la implementación de otro ERP?
No, si cuentas con el socio adecuado.
Con frecuencia existen razones convincentes para cambiar, pero no todas las empresas se toman el tiempo de averiguar si podrían necesitarlo. Los ERPs más potentes, aquellos que se encuentran en la anterior comparativa, son robustos. Cuentan con gran experiencia y capacidad de gestión del cambio organizacional, por lo que el cambio de ERP no supone un problema.
Si a pesar de esta comparativa ERP 2023, todavía tienes dudas sobre cuál es el ERP más adecuado para ti, consúltanos tu caso concreto, podemos ayudarte.
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