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Hazlo en un pliCLICK! – Cierre de ejercicio

En estos días se nos acumulan las preguntas sobre cómo realizar el cierre de ejercicio en el sistema. Aunque es un poco extenso, con este pliCLICK trataremos de aclararlo.

El cierre de ejercicio tiene 3 partes:
  • Calcular el resultado del ejercicio
  • Traspasar los saldos de las cuentas de balance al nuevo ejercicio
  • Conciliar las partidas de cierre y apertura contabilizadas en el proceso

1.- ​Calcular el resultado del ejercicio

En esta parte del proceso calculamos y contabilizamos en la cuenta 129000 el resultado de los ingresos y gastos contabilizados. Para ello entramos en el menú de Gestión – Utilidades – Cierre del período.

Nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que:

  • Marcar que vamos a realizar el cierre de las cuentas de ingresos y gastos.
  • Seleccionar el ejercicio y el período desde y hasta a cerrar: los períodos del ejercicio no han de estar bloqueados
  • Cuenta de arrastre de saldos: aunque no es una traducción muy afortunada, en este campo introduciremos la cuenta 129000 sobre la que cerrar los ingresos y gastos
  • Cuenta de cierre del período: utilizaremos una cuenta puente que posteriormente explicaremos su funcionamiento.
A modo de ejemplo, la pantalla tiene que estar rellena como la siguiente que mostramos:

Una vez seleccionados los parámetros pulsaremos el botón “Ejecutar.” Nos aparecerá un listado de las cuentas de ingresos y gastos con saldo seleccionadas a cerrar.

Tendremos que introducir la información necesaria para realizar el asiento contable. En esta parte del proceso, sólo necesitamos introducir la información bajo el epígrafe “Saldo Final”

  • Introducir la fecha de vencimiento
  • Introducir la fecha de documento
  • Introducir un texto en caso de que así lo queramos en los campos de referencia y comentarios, por ejemplo, “Cierre” junto con el año

También tendremos que marcar las cuentas que queremos cerrar contra la cuenta 129000 y pulsar el botón de ejecutar.

El sistema va a realizar una contabilización por cada una de las cuentas, traspasando su saldo al de la cuenta 129000.
Con esto tendremos en la cuenta 129000 el saldo del ejercicio.

2.- Traspasar el saldo de las cuentas de balance al año siguiente.

Una vez calculado el resultado del ejercicio tendremos que traspasar el saldo de las cuentas de balance al año siguiente. El proceso es muy parecido al anterior, pero con pequeñas diferencias.

Volvemos a entrar en la transacción de cierre del período. En este caso marcaremos:

  • Todos los interlocutores: esto es porque las cuentas asociadas se han de cerrar por interlocutor
  • Resto de las cuentas que sean de balance
  • De igual manera que antes, seleccionaremos todos los períodos a cerrar y pondremos las mismas cuentas de arrastre de saldo y de cierre del período

Una vez marcado aparecerán las cuentas a cerrar. Una de las cuentas que nos aparecerá será la 129000 con el saldo que le hemos calculado anteriormente.

En esta segunda parte tendremos que introducir:

– Para el asiento de cierre de cada cuenta:

  • Fechas de vencimiento y documento: normalmente la fecha del último día del año a cerrar
  • Comentario a trasladar al asiento: Normalmente ‘Cierre’ junto con el año
  • Referencias a trasladar a los asientos
– Para el asiento de apertura:
  • Fecha de contabilización, vencimiento y documento: normalmente la fecha siguiente a la del cierre
  • Comentario a trasladar al asiento: Normalmente ‘Apertura’ junto con el año
  • Referencias a trasladar a los asientos

Marcamos las cuentas a cerrar y pulsamos el botón “Ejecutar”

El sistema nos hará un asiento de cierre y otro de apertura por cada una de las cuentas a las fechas indicadas. El asiento de cierre estará identificado como CB y el de apertura como SI.

Con esto tendremos cerrado el ejercicio. Sólo nos queda bloquear los períodos.

3. Conciliar partidas de cierre y apertura

Uno de los inconvenientes que tiene el cierre de ejercicio es que los movimientos de apertura y cierre no quedan automáticamente conciliados y tenemos que realizarlo en este tercer paso. Para ello entramos en Finanzas – Reconciliaciones Internas – Reconciliación.

Estableceremos al menos:

  • Marcaremos que vamos a hacer una reconciliación automática
  • Fecha de reconciliación: fecha en la que queremos dar por conciliadas ambas partidas, normalmente la fecha es la de la apertura
  • Fecha: marcaremos que queremos seleccionar asientos por fecha de contabilización entre la fecha de cierre y la de apertura
  • Cuentas de mayor a reconciliar
  • Reglas de ajuste: aquí establecemos los criterios que han de coincidir de las partidas de cada cuenta para reconciliar:
    • ​Regla de ajuste 1: pondremos que la fecha de contabilización no puede diferir en más de 1 día que es la diferencia entre la fecha del cierre y la de apertura
    • Regla de ajuste 2: establecemos que el campo Referencia 1 o 2 tiene que coincidir y el número de caracteres que ha de coincidir. Para esto es muy importante que, en el momento de haber ejecutado el cierre, hayamos puesto el mismo contenido en uno de los campos de referencia, para evitar que se seleccione otra partida que no sean las propias de cierre o apertura

Ejecutaremos el mismo proceso en la reconciliación de clientes y proveedores entrando en Interlocutores Comerciales – Reconciliaciones Internas – Reconciliación.  Los datos a introducir son similares a los de las cuentas salvo:
  • Que seleccionamos clientes/proveedores en lugar de cuentas
  • Podremos marcar los interlocutores inactivos para que nos concilie las partidas de los interlocutores bloqueados que tengan saldo

Con esto habremos terminado de hacer el cierre.

Guarde este email a buen recaudo ya que seguramente lo necesitará el año próximo.

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